Brukerveiledning 1.0
Sist oppdatert: 14.02.2005
Innformasjon til Phonofiles leverandører om bruk av tjenesten PhonoPromo. Utsendelse, vedlikehold av mottakerregister, lagring av egne mottakerlister m.m.
- for
utsendelse av digitale promoeksemplarer
2. Opprette
eller endre MOTTAKER
3.
Deaktivere/skjule mottakere
Vilkår for bruk
PhonoPromo er en tjeneste som er tilgjengelig kun for innholdseiere som har distribusjonsavtale med Phonofile.
Tjenesten må brukes med omhu. For alle parter er det av stor betydning at tjenesten ikke fremstår som et ”spamverktøy”. Velg derfor dine mottakerlister på samme måte som når du sender ut fysiske produkter.
Pålogging / systemkrav
Pålogging skjer fra administrasjonsgrensesnittet Phonofile Online. Følgelig er systemkravene de samme som til hovedtjenesten og kombinasjoner av operativsystem og nettleser støttes:
PC:
|
Windows 98 el. nyere |
Internet Explorer 5.0 el nyere |
|
MAC:
|
osX |
Mozilla 1.8a1 |
|
|
|
Netscape 7.1 |
|
For å få tilgang til administrasjonsgrensesnittet trenger du et digitalt sertifikat, samt brukernavn og passord. Det digitale sertifikatet må fornyes årlig.
(Dersom du ikke har slik tilgang kan du kontakte phonofile@phonofile.com for nærmere informasjon.)
Når du har logget deg på hos Phonofile Online med brukernavn og passord vil du øverst til høyre i bildet få menyvalget ”Promo”. Klikk på denne, og du kommer til en kort informasjonsside med basisinformasjon om tjenesten. Du får herfra mulighet til å gå til tjenesten (åpnes i nytt vindu).
OBS! Dersom du får følgende spørsmål, velg ”Ja”
(ill. 1)
1. Velg album og spor
På første side finner du en oversikt over de siste 5 utgivelsene som er registrert på ditt plateselskap. Hvis du skal sende ut promo på en eldre utgivelse kan du søke opp dette fra menyen til venstre.
Når du har funnet det albumet du ønsker å sende ut promo fra, kan du velge hvilke spor som skal være inkludert i utsendelsen. Legg merke til at du har alternativene ”Merk alle” og ”Merk ingen”. Merk de sporene du ønsker å sende.
2. Velg mottakere
Når du har merket av de aktuelle sporene er neste skritt å velge hvilke mottakere du ønsker å sende til. Klikk på fanen ”Mottakere” fra kolonnen over ”velg album”.
Basert på det valgte album, vil tjenesten nå automatisk
foreslå mottakere som er registrert med spesiell interesse for denne
genren. Dersom du ønsker å velge fra
hele registeret tar du bort avmerkingen for ”Kun mottakere med definert
genreinteresse. Husk å klikke på 
<Oppdater> for å få ny visning.
Du får nå en oversikt over alle medier og mottakere som er i mottakerregisteret, og kan selv velge hvilke mottakere du ønsker å sende til ved å sende til.
Dersom du skal sende til alle mottakere som er registrert på
samme media, kan du enkelt gjøre dette ved å merke av checkbox utenfor
medianavnet. Dersom du ønsker å velge blant de ulike mottakerne innen samme
medie, kan du klikke på 
-tegnet
utenfor medianavnet. Da åpnes en oversikt over alle mottakere som er registrert
på dette mediet.
Du kan også begrense antall medier som vises ved å velge å
kun vise enkelte medietyper. Dette gjøres ved å velge de ulike medietypene i
kolonnen til høyre. Husk å klikke på <Oppdater> for å få ny visning.
Lagre personlig mottakerliste
Når du har valgt ut alle mottakere kan du lagre dette som din personlige utsendelsesliste. Dette vil forenkle fremtidige utsendelser til de samme personene.
Gjør som følger: mens du står i mottakerlisten, klikk 
-knappen.
Du får da spørsmål om å gi navn til listen (gi et navn som er selvforklarende
for senere bruk…):
(Kommando-knappen ”Slett” i samme vindu kan benyttes for å slette egendefinerte mottaker-lister.)
3. Utforming av mail
Når du har valgt ut mottakere, klikk på ”Epost”-fanen. Du får da følgende bilde:
Cover til utgivelsen og artistbildet legges inn automatisk, sammen med basisdata om utgivelsen.
Teksten i Emne-feltet defaulter til ”Ny utgivelse fra <ARTIST>”, hvilket kan endres. Du kan skrive inn den øvrige aktuelle presentasjonsteksten i feltet der det står <Sett inn brødteksten her>.
Du kan også legge ved andre vedlegg etter eget ønske (artistbilder, pressemeldinger m.m.)
Når du har fått med alle tekster og vedlegg, klikk på <Send> nederst på siden.
Du får da en oversikt over hvilke mottakere du har valgt, og kan evt. fjerne neon av disse.
Til slutt velger du å bekrefte eller avbryte utsendelsen.
Etter bekreftelse av utsendelse blir man videresendt til en logg der man kan finne oversikt over hvilke mottakere man har sendt til, og etter hvert informasjon om hvilke mottakere som faktisk har lastet ned innspillingen(e):
På mottakersiden
Mailen som mottakeren får ser slik ut:
Mottakeren kan altså velge å lytte til et 30 sekunders klipp før nedlastning av hele sporet.
NB!
Mailen har nødvendigvis en avsender, og denne hentes opp fra
din Phonofile Online brukerprofil - altså den epost-adresse som til enhver tid
er registrert i tilknytning til din brukerpålogging. Dersom du ønsker en annen
epost-adresse som avsender; send oss mailbeskjed på phonofile@phonofile.com med emne
Promo-avsender adresse.
PhonoPromo består av et sentralt media- og kontaktregister. Ved at mange plateselskaper vedlikeholder informasjonen om disse oppnår alle en høyere grad av korrekt informasjon, som igjen sikrer målrettet distribusjon av lydfiler.
1. Opprette eller endre MEDIA
Nye medier opprettes sentralt av Phonofile, og kan ikke gjøres av brukere. Dette gjøres i en oppstartsfase for å unngå dobbeltoppføringer. Dersom du har behov for å opprette nye medier trenger vi følgende informasjon:
- Navn på mediet
- Mediatype (Radio/tv, Dagsavis, konsertarrangør, andre trykte medier el.l.)
- Land
Sendes til phonofile@phonofile.com.
Nye medier vil bli lagt til fortløpende, maks en virkedag fra mottatt melding.
2. Opprette eller endre MOTTAKER
Hvis du skal opprette en ny mottaker:
Klikk på ”Mottaker” 
i den øvre verktøylinjen, og klikk på ”Ny
kontakt”:
E-postadressen må være unik, dersom du forsøker å legge inn en epostadresse som finnes i registeret fra før vil du få melding om dette.
For øvrig må du legge inn informasjon om språk (norsk eller engelsk), medie (eksempelvis hvilken radiostasjon vedkommende jobber hos) og navn på vedkommende. I tillegg kan du legge inn informasjon om mottakerens musikalske preferanser. Denne informasjonen kan senere benyttes i forbindelse med valg av mottakere i forbindelse med en utsendelse.
Til slutt må du lagre den nye mottakeren ved å klikke på
3. Deaktivere/skjule mottakere
Siden selve mottakerregisteret kan fungere som et kollektivt vedlikeholdt adresseregister, ber vi deg om hjelp til slikt vedlikehold. Siden din epostadresse alltid vil være oppført som avsender, vil også evt. notifikasjoner om ukjente/inaktive mottaker-adresser bli sendt deg. Dersom du mottar slike meldinger, ber vi deg deaktivere slike ukurante mottakere i mottakerregisteret.
Du deaktiverer en mottaker ved å klikke på mottakeren og deretter ikonet
Bekreft DEAKTIVER i dialogboksen som kommer opp.
Hvis du ønsker en historisk oversikt over dine
promoutsendelser kan du velge 
fra den øvre verktøylinjen.
Du får da følgende bilde med oversikt over de siste promoutsendelsene:
Hvis du ønsker ytterligere historikk om en utsendelse, kan du gjøre dette ved å ”klikke” på den utsendelsen du ønsker informasjon om .
Du vil da få en oversikt i feltet ”Utboks/Mottakere” som viser hvilke mottakere som ble valgt ut for denne utsendelsen, status for om meldingen ble sendt, samt informasjon om vedkommende faktisk har lastet ned lydfilene du sendte.
Ved å klikke på den enkelte mottakeradresse vil du også finne en oversikt over hvilke lydfiler vedkommende har lastet ned.
Priser
Tjenesten koster kr
10,- (+mva) pr utsendelse pr epost-mottaker (altså uavhengig av antall spor i
forsendelsen). Utestående vil bli fakturert plateselskapene kvartalsvis.
Annet
Dersom mailer kommer i retur fordi epostadressen til mottakeren(e) ikke lenger er aktiv, bes alle om å oppdatere denne informasjonen i mottakerregisteret fortløpende.
Kontaktinformasjon
Phonofile AS
Postboks 5949, Majorstua
0308 Oslo
Tlf: 22 55 62 00
Epost: phonofile@phonofile.com
Web: www.phonofile.com